Politique de confidentialité

Version actuelle : 2023.09.22

La présente Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») énonce les pratiques de la YWCA Québec en matière de collecte, d’utilisation, de communication et de conservation de vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture de la Politique, nous nous identifions comme « YWCA » ou encore tout simplement « nous ».

Les «renseignements personnels» sont des données qui vous identifient en tant qu’individu ou qui nous permettent de vous identifier en tant qu’individu (comme votre nom, votre adresse personnelle, votre numéro de téléphone ou d’autres renseignements que vous nous fournissez dans le cadre de nos services).

Notre Politique s’applique peu importe de quelle manière nous recueillons vos renseignements personnels que ce soit, par exemple en personne, par téléphone, par courriel, ou via notre site Web. Dans certaines situations, nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels au moment de recueillir ceux-ci.

En acceptant notre Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter celle-ci ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à notre Politique et à l’avis complémentaire pertinent.

1 Pour joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels
Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels :

Par courriel : [email protected]

Par la poste : 855 av. Holland, Québec, QC, G1S 3S5

À l’attention de : Responsable de la protection des renseignements personnels.

2 Traitement des renseignements personnels

La manière dont nous traiterons vos informations personnelles dépendra de la nature de votre relation avec nous. Vous trouverez ci-dessous une description de la manière dont nous traitons vos informations personnelles, étant entendu que nous pouvons traiter vos renseignements personnels comme le prévoient les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels :

2.1 Lorsque vous naviguez sur notre site web

Nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous. À moins que vous ne nous y autorisiez, nous ne collectons aucune information personnelle lorsque vous naviguez sur notre site web. Nous recueillons et utilisons vos données personnelles afin d’améliorer votre expérience lorsque vous naviguez sur notre site web et vous suggérer des produits qui correspondent à vos intérêts et à vos préférences, ainsi qu’à des fins d’opérations promotionnelles et marketing générales.

Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec certains tiers, notamment, des prestataires de services qui nous fournissent des logiciels et des services en infonuagique pour les conserver. Au surplus, nous pouvons également faire appel à des prestataires de services tiers pour nous aider à comprendre vos préférences et les produits qui pourraient vous plaire. Nous vous invitons à consulter notre Politique de témoins de connexion jointe aux présentes à titre d’Annexe B, afin d’avoir plus d’informations quant au traitement de vos renseignements personnels dans le cadre de l’usage de notre site Web.

2.2 Lorsque vous vous créez un compte ou que vous vous inscrivez à notre infolettre

Dans la majorité des cas, nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous, lorsque vous créez un compte sur notre site, vous connectez à votre compte et vous inscrivez à notre infolettre. Nous pouvons toutefois collecter vos renseignements personnels auprès d’un tiers tel qu’un.e gestionnaire des inscriptions et abonnements. De plus, si vous décidez de créer un compte ou de vous connecter à votre compte par l’intermédiaire d’un fournisseur de médias sociaux, nous ou le gestionnaire des inscriptions recueillerons vos renseignements personnels auprès de l’opérateur de la plateforme de médias sociaux utilisée pour se connecter à votre compte.

Nous collectons vos renseignements afin de créer et gérer votre compte, communiquer avec vous, vous tenir au courant des événements ou encore vous envoyer du matériel promotionnel. Nous pouvons partager des renseignements personnels avec certains tiers, notamment, des fournisseurs de services et/ou partenaires qui pourraient nous assister dans la gestion de votre compte, la gestion de notre infolettre ou encore des fournisseurs de logiciels et infrastructures basés sur le cloud afin de stocker et traiter vos renseignements personnels.

2.3 Lorsque vous vous inscrivez à une activité ou à un service et lorsque vous achetez un produit

Dans la majorité des cas, nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous. Nous pouvons toutefois collecter vos renseignements personnels auprès d’un tiers tel qu’un gestionnaire des inscriptions et abonnements, un organisme visant à faciliter l’accès à des cours de loisirs et d’activités physiques, un fournisseur de logiciel d’administration de formulaire ou encore un tiers que nous avons désigné pour traiter un achat ou un remboursement en notre nom.

Nous collectons vos renseignements afin de vous offrir le service ou le produit que vous demandez, à des fins de statistiques, à des fins de gestion de la participation, de gestion des services fiscaux et légaux et offrir des cours de loisirs et activités physiques abordables.

Nous pouvons partager des renseignements personnels avec certains tiers, notamment, des fournisseurs de services et/ou partenaires qui pourraient nous assister dans la gestion des activités et la vente de produits, vous facilitez l’accès à des cours de loisirs et d’activités physiques, l’opération d’une plateforme e-commerce ou encore des fournisseurs de logiciels et infrastructures basés sur le cloud afin de stocker et traiter vos renseignements personnels.

2.4 Lorsque vous interagissez avec notre fondation

Dans la plupart des cas, nous collectons vos renseignements personnels directement auprès de vous, notamment, lors de votre inscription à des événements et activités et lorsque vous faites un don à notre fondation. Nous pouvons toutefois collecter vos renseignements personnels auprès d’un tiers tel qu’un gestionnaire des donateurs et des dons.

Le plus souvent, nous utilisons vos renseignements personnels afin : d’assurer la gestion de la fondation et son administration, y compris pour exécuter nos obligations et droits découlant de toute entente conclue avec vous; d’assurer la sécurité des participant.e.s, des employé.e.s et des bénévoles lors de la tenue de nos activités et de nos événements; vous invitez à ces derniers; d’assurer la prospection philanthropique, en lançant des appels aux dons ou en vous invitant à renouveler un don; de prévenir la fraude, pour satisfaire à nos obligations légales ou réglementaires en matière de communication de renseignements, pour protéger les droits de tiers et pour vous fournir des reçus fiscaux. Nous pouvons partager des renseignements personnels avec certains tiers, notamment, des fournisseurs de services et/ou partenaires qui pourraient nous assister dans l’organisation d’événements, la sollicitation et la gestion des donateur.trice.s et des dons, lorsque nous y sommes tenus en vertu des lois ou encore des fournisseurs de logiciels et infrastructures basés sur le cloud afin de stocker et traiter vos renseignements personnels.

2.5 Lorsque vous sollicitez nos services d’hébergement

Dans la plupart des cas, nous collectons vos renseignements personnels directement auprès de vous. Nous pouvons toutefois collecter vos renseignements personnels auprès d’un tiers tel qu’un autre organisme visant à favoriser l’accès au logement. Le plus souvent, nous utilisons vos renseignements personnels afin : d’assurer la gestion des logements et leur administration, y compris afin d’exécuter nos obligations et droits découlant de toute entente conclue avec vous, d’assurer la sécurité des locataires, visiteur.teuse.s et employé.e.s, de prévenir la fraude, de faire respecter nos droits ou pour satisfaire à nos obligations légales et réglementaires. Nous pouvons partager des renseignements personnels avec certains tiers, notamment, des fournisseurs de services et/ou partenaires qui nous assiste dans la gestion locative, la gestion de données sur le cloud afin de stocker et traiter vos renseignements personnels ou lorsque nous y sommes tenus en vertu nos exigences légales (notamment fiscales) et réglementaires.

2.6 Lorsque vous sollicitez le support de nos employé.e.s ou bénévoles

Dans la plupart des cas, nous collectons vos renseignements personnels directement auprès de vous. Nous recueillerons vos renseignements personnels lorsque vous interagirez avec l’une de nos membres, soit par courriel, par téléphone ou en personne. Nous recueillons vos renseignements personnels afin de valider votre identité pour nous assurer que nous parlons à la bonne personne, accéder à l’historique à titre de client.e et/ou membre chez nous ou encore répondre à vos questions et demandes.

Nous pouvons partager des renseignements personnels avec certains tiers, notamment, des fournisseurs de services et/ou partenaires qui nous assistent dans la délivrance de produits et services.

2.7 Lorsque vous appliquez pour un poste d’employé.e, de bénévole, d’administratrice ou de membre de comités du YWCA

Dans la plupart des cas, nous recueillerons vos renseignements personnels dans le cadre du processus de recrutement directement auprès de vous. Si votre candidature est soumise par l’intermédiaire d’un cabinet de recrutement, d’un.e autre employé.e lorsque vous êtes recommandé.e ou d’un site Web, réseaux sociaux ou plateformes offrant des services de collecte de candidatures (telles que LinkedIn, Jobbom, Joiilico, Indeed, etc.), il est probable que nous recueillons vos renseignements personnels auprès de ce tiers. Nous pouvons également collecter des renseignements personnels vous concernant auprès de vos références, de vos anciens employeurs, de votre école et d’autres prestataires de services tiers auxquels nous faisons appel dans le cadre d’une vérification des antécédents et de références.

Nous recueillons vos renseignements personnels afin de :

Identifier et évaluer votre candidature, y compris évaluer les compétences, les qualifications et les intérêts;
Vérifier vos informations et procéder à des contrôles d’emploi, d’antécédents et de références, le cas échéant;
Communiquer avec vous au sujet du processus de recrutement et de votre candidature;
iv. Vous informer sur d’autres postes susceptibles de vous convenir et pour les prendre en considération;
Conserver les dossiers relatifs à votre processus de recrutement;
Se conformer à nos exigences légales, réglementaires ou de gouvernance d’entreprise; et
Analyser et améliorer notre processus de candidature et de recrutement.

Nous ne divulguerons vos informations personnelles à des tiers que si la loi l’exige ou à nos employé.e.s, contractants ou prestataires de services tiers qui en ont besoin pour nous aider à gérer le processus de recrutement, y compris les prestataires de services qui nous fournissent des services ou qui les fournissent en notre nom. Par exemple, nous pouvons faire appel à des prestataires de services tiers à diverses fins, y compris, mais sans s’y limiter, pour obtenir une vérification de l’emploi et des antécédents. Finalement, nous nous appuyons sur des prestataires de services qui fournissent des logiciels et des infrastructures basées sur le cloud pour stocker et traiter vos renseignements personnels en notre nom.

2.8 Lorsque vous êtes un.e employé.e, bénévole, administratrice ou membre de comités du YWCA:

En plus des renseignements personnels recueillis dans le cadre de la procédure de recrutement ou de sélection, nous collecterons des renseignements personnels tout au long de vos fonctions au YWCA, selon le cas : par le biais de vos communications avec nous par courrier électronique, par téléphone ou en personne; par l’intermédiaire de l’un de nos portails ou de ceux de tiers; par l’intermédiaire de l’un de nos formulaires et dans le cadre de toute procédure disciplinaire, de mérite ou d’évaluation des performances, afin de, notamment, assurer votre sécurité et celle des autres, communiquer avec vous; vous rémunérer; suivre vos performances et déterminer les éventuelles augmentations de salaire ou promotions; traiter vos demandes liées à des avantages sociaux et droits; ainsi que mettre à jour votre dossier.

Dans la plupart des cas, nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous. Nous pouvons également recueillir des informations auprès de tiers tel que votre supérieur hiérarchique, d’autres employé.e.s, l’assureur collectif, un.e gestionnaire des ressources humaines et de la paie, votre médecin, le gouvernement et autre organisme public.

Nous communiquons vos renseignements personnels à des tiers. Par exemple, des logiciels et des infrastructures basées sur l’infonuagique pour stocker et traiter vos renseignements personnels en notre nom, pour la gestion des salaires, la gestion de certains avantages sociaux, le syndicat, et partagerons vos renseignements personnels avec le gouvernement, notamment à des fins fiscales.

2.9 Mineur.e de moins de 14 ans

Nous ne recueillons pas volontairement les renseignements personnels des personnes âgées de moins de 14 ans, sans le consentement des parents. Les renseignements sont normalement recueillis par le biais d’un formulaire. Si vous êtes un.e mineur.e de moins de 14 ans, vous ne pouvez pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement exprès d’un parent ou du détenteur de l’autorité parentale.

Si vous êtes un parent ou un.e tuteur.trice et que vous savez que vos enfants nous ont fourni des renseignements personnels, veuillez nous contacter. Si nous découvrons que nous avons recueilli des renseignements personnels d’une personne de moins de 14 ans sans avoir obtenu le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, nous prendrons les mesures nécessaires pour supprimer ces renseignements de nos systèmes.

3 Accès à vos renseignements personnels au sein de YWCA et à l’externe Les personnes suivantes auront accès à vos renseignements personnels, uniquement lorsque nécessaire pour accomplir les fins auxquelles vous avez consenties :

i. Les employé.e.s, membres de comité et bénévoles du YWCA qui en ont besoin pour les fins de leurs fonctions. Des mesures internes de contrôle font en sorte que seules les personnes habilitées puissent avoir accès aux renseignements dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches. Nous vous référons à notre Sommaire de notre politique de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels disponible à l’Annexe A pour plus de détails;

ii. Nos fournisseurs de services affiliés afin de mieux vous servir et soutenir nos opérations, par exemple un service de paiement, système de gestion de clientèle, services d’hébergement, d’entretien, de comptabilité, gestionnaires de listes de distributions et d’autres services pour les finalités indiquées à la section

2 ci-dessus;

iii. À des prestataires ou fournisseurs de services offrant un produit ou un service en collaboration avec nous pour les finalités indiquées à la section 2 ci-dessus;

iv. Nos fournisseurs de services pour la gestion de nos employé.e.s, bénévoles et membres de comité afin de soutenir nos ressources humaines, par exemple des assureurs collectifs ou des fournisseurs en matière de gestion de la paie pour les finalités indiquées à la section 2 ci-dessus;

v. Des instances gouvernementales pour toute obligation, disposition légale ou réglementaire applicable; et

vi. À toutes autres personnes dans les cas où la loi l’exige, ou le permet.

4 Décisions entièrement automatisées prises à l’aide de vos renseignements Personnels

Nous ne prendrons pas de décisions entièrement automatisées à votre égard.

5 Technologies d’identification, de profilage, ou localisation que nous Utilisons Nous avons recours à des technologies permettant de vous identifier, de vous localiser ou d’effectuer un profilage à votre endroit.

Nous vous référons à notre politique sur l’utilisation des fichiers témoins et des technologies d’identification, de profilage et de localisation disponible à l’Annexe B.

6 Durée de conservation de vos renseignements personnels

Nous conserverons vos renseignements personnels tant que les finalités pour lesquelles ils ont été recueillis n’ont pas été accomplies. Toutefois, il est possible que nous puissions conserver vos renseignements personnels pour une période plus longue lorsque requis pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires en matière de rétention ou conservation de l’information ou de dossiers. Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons les renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Vous comprenez que votre consentement est donc valide pour cette durée, à moins que vous exerciez votre droit de retirer votre consentement, le tout avec les conséquences qu’une telle demande comporte, tel que décrit ci-dessous.

7 Lieu de conservation de vos renseignements personnels et transfert à l’extérieur du Québec Certains de vos renseignements personnels sont aussi archivés et conservés sur papier physiquement dans les bureaux du YWCA.

Les renseignements personnels détenus de façon physique sont tous protégés par accès sécurisé et restreint à leur lieu de conservation physique.

Vos renseignements personnels sont également détenus de façon virtuelle sur plusieurs serveurs et plateformes, soit, notamment, sur les serveurs du YWCA et sur des plateformes de fournisseurs de services infonuagiques que nous utilisons ou encore sur les serveurs des tiers fournisseurs de services tels que les boîtes courriel de certains employé.e.s, Microsoft, Google Forms. Dans le cadre de l’utilisation de ces plateformes, il se peut que vos renseignements personnels soient transférés et hébergés à l’extérieur du Québec par ces fournisseurs. Lorsque nous considérons que la communication de vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec est nécessaire pour les fins de nos opérations, nous évaluerons si vos renseignements personnels bénéficieraient ou non d’une protection adéquate en cas de communication. Nous ne communiquerons vos renseignements personnels que si nous estimons qu’ils bénéficient d’une protection adéquate.

8 Mesures de protection et risques inhérents

Nous déployons des mesures de sécurité adéquates pour protéger vos renseignements personnels. Plus particulièrement, nous avons en place des mesures de protection physiques, techniques, et administratives appropriées afin d’assurer la protection des renseignements personnels. Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

9 Vos droits à l’égard de vos renseignements personnels

La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Plus

particulièrement, vous disposez des droits suivants :

9.1 Accès à vos renseignements personnels

Vous pouvez nous demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, si oui, de demander d’avoir accès à ces renseignements personnels.

9.2 Rectification

Vous pouvez nous demander de rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons à votre sujet. Vous pouvez rectifier vous-même vos renseignements personnels par le biais de votre compte ou en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Notre objectif est de faire en sorte que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet demeurent exacts, à jour et complets.

9.3 Retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.

Vous comprenez toutefois que dans un tel cas, vous risquez de ne plus pouvoir bénéficier de certains produits et services.

9.4 Portabilité

À compter du 22 septembre 2024, vous pourrez nous demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

9.5 Cesser la diffusion ou désindexation

Vous pouvez nous demander de cesser la diffusion de vos renseignements personnels ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à votre nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. Vous pouvez aussi exiger que l’hyperlien permettant d’accéder à ce renseignement soit réindexé, lorsque la diffusion de ce renseignement vous cause un préjudice grave relatif au droit au respect de votre réputation ou de votre vie privée lorsque certaines conditions prévues à la loi sont remplies.

10 Exercice de vos droits

Pour exercer l’un ou l’autre de vos droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

11 Plainte

Cconcernant notre traitement de vos renseignements personnel YWCA prend très au sérieux les demandes, plaintes et les commentaires sur la façon dont nous traitons vos renseignements personnels. Nous vous invitons à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour faire valoir des plaintes ou des commentaires quant à nos pratiques en matière de protection de vos renseignements personnels.

Votre plainte sera examinée par notre responsable de la protection des renseignements personnels, qui déterminera si le traitement de vos renseignements personnels est conforme à notre programme de protection des renseignements personnels, ainsi qu’à toute loi applicable.

Notre objectif est de faire notre possible afin de résoudre votre plainte. Nous cherchons à répondre à chaque plainte de manière polie, diligente et idéalement dans un délai maximal de 30 jours.

Vous pouvez également déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec en utilisant le formulaire disponible ici. Toutefois, nous vous invitons à communiquer d’abord avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

12 Sites ou services externes

Cette Politique ne s’applique pas aux sites web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder via notre site web, produits ou services, et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers. Si vous suivez de tels liens, ces sites ou services tiers auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.

13 Mise à jour de la présente Politique

Nous pouvons à notre seule discrétion modifier notre Politique de temps à autre. Avant d’entrer en vigueur, les modifications envisagées seront publiées sur le site web de YWCA, accompagnées d’un avis de changement. Les modifications envisagées entreront en vigueur à la date prévue à l’avis de changement pertinent.

14 Approbation et entrée en vigueur

Notre politique a été approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels le 22/09/2023 et est en vigueur à compter de ce jour.

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Annexe A :

Sommaire de notre politique de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels YWCA s’engage à protéger vos renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie conformément à son programme de protection des renseignements personnels et conformément aux exigences contenues dans les lois applicables. Pour se faire, en plus de notre politique de confidentialité, le YWCA s’est doté d’une politique de gouvernance relativement aux renseignements personnels qui a pour objet d’énoncer les principes encadrant la protection des renseignements personnels dans le cadre de ses opérations.

Les objectifs de notre politique de gouvernance sont :

i. assurer un traitement adéquat, sécuritaire, conforme et transparent de vos renseignements personnels;

ii. établir les lignes directrices entourant le traitement des renseignements personnels par YWCA tout au long de leur cycle de vie; et

iii. définir les rôles et responsabilités du responsable de la protection des renseignements personnels et ceux de notre personnel.

1 Rôles et responsabilités

Puisque le respect de vos renseignements personnels est l’affaire de tou.te.s chez YWCA, notre responsable de la protection des renseignements personnels est supporté.e par une équipe multidisciplinaire qui comprend des membres de chacune de nos unités d’affaires ainsi que des conseillers externes, au besoin.

Chaque membre de notre personnel a un rôle à jouer afin que nous puissions agir conformément à notre programme de protection des renseignements personnels. D’ailleurs, chaque membre de notre personnel est appelé à :

i. adresser au responsable de la protection des renseignements personnels toute question ou tout commentaire sur la manière dont nous traitons ou devrions traiter vos renseignements personnels;

ii. participer à des activités de formation et de sensibilisation sur l’importance que nous accordons à la protection des renseignements personnels;

2 Principes directeurs en matière de gouvernance YWCA reconnaît l’importance de la protection, de la confidentialité et de la sécurité des renseignements personnels qu’elle traite dans le cours de ses activités et de sensibiliser son personnel et ses partenaires à ce sujet.

YWCA a préparé des lignes directrices en matière de bonnes pratiques et de pratiques interdites concernant la manière dont nous pouvons traiter vos renseignements personnels, par exemple :

i. nous déterminons les finalités et les objectifs poursuivis avant de recueillir vos renseignements personnels. Par la suite, vos renseignements personnels ne sont utilisés que conformément à ces finalités et objectifs.

ii. Si nous identifions de nouvelles finalités, nous chercherons à obtenir un consentement de manière expresse afin de nous permettre de traiter vos renseignements personnels conformément à ces nouvelles finalités, à moins que la loi nous permette de faire autrement;

iii. nous cherchons à recueillir que le strict minimum afin d’atteindre les finalités identifiées;

iv. nous nous efforçons d’obtenir votre consentement au moment de recueillir vos renseignements personnels, et, lorsqu’il s’agit de renseignements personnels sensibles, nous cherchons à obtenir votre consentement de manière expresse;

v. nous affichons notre politique de confidentialité de manière claire et visible lorsque nous recueillons vos renseignements personnels par le biais d’un moyen technologique;

vi. nous nous assurons que nos produits ou services technologiques dotés de paramètres de confidentialité offrent par défaut le niveau de confidentialité le plus élevé, sans qu’aucune intervention de votre part ne soit requise;

vii. nous n’utilisons pas de technologies qui permettent l’identification, la localisation ou le profilage sans avoir divulgué cette pratique et vous avoir informé de comment activer de telles fonctionnalités;

viii. nous nous assurons que vos renseignements personnels soient complets et à jour lorsque nous utilisons ceux-ci;

ix. nous procédons à des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée lorsque requis par la loi, et lorsque nous considérons que le traitement de vos renseignements personnels comporte des risques pour votre vie privée;

x. dans la mesure du possible, nous limitons l’accès à vos renseignements personnels uniquement aux membres de notre personnel et nos fournisseurs de services qui ont besoin d’avoir accès à ceux-ci dans le cadre de nos opérations;

xi. lorsque nous prenons des décisions entièrement automatisées à l’aide de vos renseignements personnels nous nous assurons de vous communiquer le recours à une telle technologie et nous avons en place un procédé en vertu duquel vous pouvez soumettre vos observations;

xii. nous ne communiquons pas vos renseignements personnels à des tiers sans avoir votre consentement, sauf lorsque permis par la loi.

3 INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ

YWCA a mis en place un processus afin de répondre et traiter les incidents de confidentialité.

En vertu de ce processus, YWCA doit prendre des mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice sérieux et revoir ses pratiques afin de prévenir de nouveaux incidents de confidentialité de même nature. YWCA documente tous les Incidents de confidentialité dans son registre des incidents de confidentialité et adaptera son programme de protection des renseignements personnels au besoin, suivant un Incident de confidentialité.

ANNEXE B

Utilisation des fichiers témoins et des technologies d’identification, de profilage et de localisation

Dernière modification le [@] Version actuelle : 2023.09.22

Cette Annexe complète notre politique de confidentialité et doit donc être lue de concert avec celle-ci.

1 Les fichiers témoins et les balises web

1.1 Qu’est-ce qu’un fichier témoin et que sont les balises Web?

Les fichiers témoins sont de petits fichiers texte qui sont téléchargés sur votre appareil lorsque vous visitez un site web, ou téléchargez un courriel. Les fichiers témoins permettent à un site Web de reconnaître un appareil et de stocker des informations (par exemple sur vos préférences, votre utilisation du site Web) et de lire ces informations chaque fois que vous accédez au site Web. Il existe deux types de fichiers témoins : (i) primaire; et (ii) de tiers. Essentiellement, les deux types sont techniquement identiques et exécutent les mêmes fonctions; la principale différence réside dans la manière dont ils sont créés et comment ils sont ensuite utilisés. Fichiers témoins primaires. Les fichiers témoins primaires sont créés par le site Web que vous visitez. Un site Web ne peut accéder qu’aux fichiers témoins qu’il a lui-même placés sur votre appareil, de sorte que, par exemple, les fichiers témoins placés lors de votre visite sur un moteur de recherche ne sont pas accessibles par nos sites Web. Fichiers témoins de tiers. Les fichiers témoins de tiers sont créés par un autre site que celui que vous visitez et sont principalement utilisés à des fins de profilage et de publicités comportementales. Ils permettent également aux propriétaires de sites Web de fournir certains services. Ce type de fichiers témoins peut être placé via ce que l’on appelle une balise Web (plus d’informations à ce sujet ci-dessous). Puisqu’un site Web ne peut accéder qu’aux fichiers témoins qu’il a lui-même placés, nous ne pouvons pas accéder aux fichiers témoins de tiers placés sur l’un ou l’autre de nos sites Web. Une balise Web, souvent appelée pixel invisible, est une image transparente, habituellement de 1 pixel x 1 pixel, qui est placée sur un site Web ou dans un courriel pour évaluer la manière dont un.e utilisateur.trice interagit avec un contenu spécifique. Les balises Web fonctionnent en envoyant des informations avec la demande au serveur Web du tiers lors de la demande d’affichage de la balise Web.

1.2 Que pouvez-vous faire pour contrôler les fichiers témoins placés sur votre ordinateur?

La plupart des navigateurs vous permettent de configurer comment les fichiers témoins sont acceptés par votre navigateur. Gardez à l’esprit que la modification de vos paramètres de fichiers témoins peut empêcher certains sites Web de fonctionner correctement. Veuillez consulter la documentation du développeur ou de la développeuse de votre navigateur pour savoir comment configurer les paramètres concernant les fichiers témoins :

Google Chrome

Mozilla Firefox

Android Browser

Internet Explorer

Safari (ordinateur) / Safari (appareils mobiles)

Edge

Vous pouvez également utiliser le mode privé ou incognito de votre navigateur qui supprimera automatiquement tous les fichiers témoins placés lors de votre utilisation du mode privé lorsque tous les onglets du mode privé seront fermés. Consultez la rubrique d’aide de votre navigateur pour en savoir plus sur le fonctionnement du mode privé. Certains navigateurs récents ont une fonctionnalité intégrée pour bloquer ou contrôler le contenu permettant le profilage. Nous vous invitons à consulter la section d’aide de votre navigateur pour voir si une telle fonctionnalité est offerte. Certains navigateurs peuvent avoir des extensions créées par des tiers qui peuvent être utilisées pour gérer et supprimer les fichiers témoins. Si vous décidez d’utiliser des extensions, nous vous invitons à prêter une attention particulière aux extensions que vous installez et aux autorisations dont celles-ci ont besoin. Prenez note que la suppression de témoins de connexion peut réduire votre expérience utilisateur.trice sur le Site Web. En outre, la suppression de témoins peut empêcher l’utilisation de certaines fonctionnalités.

2 Utilisation des fichiers témoins sur notre site web

2.1 Pourquoi utilisons-nous des fichiers témoins et quels sont les types de fichiers témoins utilisés sur nos sites Web?

Nous utilisons des fichiers témoins et des balises Web pour, notamment :

i. Le fonctionnement du site Web : ces témoins ne peuvent pas être désactivés dans nos systèmes. Ils sont généralement établis en tant que réponse à des actions que vous avez effectuées et qui constituent une demande de services, telles que la définition de vos préférences en matière de confidentialité, la connexion ou le remplissage de formulaires. Vous pouvez configurer votre navigateur afin de bloquer ou être informé.e de l’existence de ces témoins, mais certaines parties du site Web peuvent être affectées. Ces témoins ne stockent aucune information d’identification personnelle.

ii. La performance et d’optimisation du site Web : Ces témoins de sécurité et d’analytique permettent de déterminer le nombre de visites et les sources du trafic, afin de mesurer et d’améliorer les performances de notre site Web. Ils nous aident également à identifier les pages les plus et moins visitées et d’évaluer comment les visiteur.teuse.s naviguent sur le site Web. Si vous n’acceptez pas ces témoins, nous ne serons pas informé.e.s de votre visite sur notre site.

iii. La personnalisation et l’amélioration du site Web : Ces témoins permettent d’améliorer et de personnaliser les fonctionnalités du site Web. Ils peuvent être activés par nos équipes, ou par des tiers dont les services sont utilisés sur les pages de notre site Web. Si vous n’acceptez pas ces témoins, une partie ou la totalité de ces services risquent de ne pas fonctionner correctement.

iv. Cibler une publicité : Ces témoins peuvent être mis en place au sein de notre site Web par nos partenaires publicitaires. Ils peuvent être utilisés par ces sociétés pour établir un profil de vos intérêts et vous proposer des publicités pertinentes sur d’autres sites Web.

Ils ne stockent pas directement des données personnelles, mais sont basés sur l’identification unique de votre navigateur et de votre appareil Internet. Si vous n’autorisez pas ces cookies, votre publicité sera moins ciblée.

v. La création de profils d’utilisateur : Ces témoins sont utilisés afin de créer des profils d’utilisateur.trice.s afin d’afficher de la publicité ou de suivre l’utilisation sur les sites web pour des fins de marketing.

vi. Promouvoir nos activités sur les réseaux sociaux : Ces témoins sont placés sur notre site web pour promouvoir du contenu sur Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, etc. Au surplus, nous utilisons des balises Web dans nos courriels promotionnels pour recueillir des statistiques sur l’ouverture des courriels et l’interaction avec le contenu de ceux-ci dans le but d’analyser les performances de nos campagnes promotionnelles. Nous utilisons votre interaction avec nos courriels promotionnels à titre d’indicateur de votre intérêt pour nos produits et services.

Nous pourrions ajuster la façon dont nous vous contactons en fonction de votre interaction avec nos courriels promotionnels.

3 Outils à des fins de statistiques, de sécurité et d’analytique pour mesurer l’interaction avec notre site web et matériel promotionnel

3.1 Ce que vous devez savoir sur l’analytique

Les outils d’analytique sont utilisés afin de recueillir, analyser et mesurer le trafic Web et les visites des utilisateur.trice.s sur nos sites Web à des fins de compréhension et d’optimisation de l’utilisation de ceux-ci. Les outils d’analytique fonctionnent grâce à la collecte d’informations à propos des interactions d’un.e visiteur.teuse avec une ou plusieurs pages Web. Ces informations incluent, par exemple, l’adresse IP du visiteur ou de la visiteuse.

3.2 Quels sont les outils d’analytique que nous utilisons sur nos sites Web?

3.2.1 Google Analytics et Google Ads

Nous utilisons l’outil Google Analytics offert par Google Inc. pour recueillir des informations sur la façon dont les visiteur.teuse.s utilisent nos sites Web. Nous utilisons les rapports compilés par Google Analytics pour nous aider à améliorer nos sites Web.

Les informations sont recueillies sous une forme anonyme et comprennent :

i. le pays et la ville à partir desquels vous accédez à nos sites Web;

ii. des informations démographiques basées sur les informations que Google possède déjà à votre sujet suite à vos interactions avec d’autres sites Web;

iii. le nombre de visiteur.teuse.s sur nos sites Web et les pages visitées. Des informations supplémentaires sur les informations mises à notre disposition par Google Analytics sont disponibles en consultant cette page.

Lorsque nous envoyons votre adresse IP à Google pour l’utilisation de Google Analytics, nous l’anonymisons en tronquant ses 3 derniers chiffres. Les modalités d’utilisation de Google Analytics nous interdisent d’envoyer des renseignements personnels à Google par le biais de Google Analytics. Les informations relatives à votre interaction avec nos sites Web seront transférées et stockées par Google.

Si vous le désirez, vous pouvez empêcher Google d’enregistrer les renseignements relatifs à votre navigation en installant, sur votre ordinateur, le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics

Cet hyperlien s’ouvrira dans une nouvelle fenêtre. Sur mobile, vous pouvez utiliser un navigateur privé ou utiliser le mode « incognito ».

3.2.2 Pixels

YWCA utilise également des pixels de suivi à des fins publicitaires. Les pixels de suivi sont des images, généralement de la taille d’un pixel et dont le chargement, lors de la visite d’un site Web provoque une requête sur un serveur tiers visant à collecter des informations sur l’internaute. Les pixels de suivi fonctionnent en tandem avec les fichiers témoins. Ils permettent de mesurer l’efficacité de nos publicités en suivant les actions entreprises par les internautes lorsqu’ils cliquent sur l’une de nos publicités. Les données recueillies permettent au YWCA d’établir des statistiques qui seront utilisées pour optimiser les publicités notamment afin qu’elles atteignent davantage l’audience appropriée Pour avoir plus d’informations sur les pixels de suivi des différents fournisseurs, vous pouvez consulter les sites suivants :

− Pixel de Meta

− Politique de confidentialité de Google

− LinkedIn Inside Tag

3.3 Comment allons-nous utiliser les informations que nous avons tirées des outils d’analytique?

Nous comptons sur des outils d’analytique pour obtenir des informations vous concernant ces fins :

i. Améliorer nos sites Web en fonction des interactions de nos visiteur.teuse.s;

ii. Évaluer l’efficacité de nos campagnes promotionnelles;

iii. Mieux comprendre le chemin parcouru par nos visiteur.teuse.s : de la campagne originale à devenir client.e.s;

iv. Établir des profils marketing et qualifier des client.e.s potentiel.le.s; et

4 Comment mettons-nous à jour la présente Politique?

5 Approbation et entrée en vigueur

Notre politique a été approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels le 22-09-2023 et est en vigueur à compter de ce jour.